Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri

Etik, en basit anlamıyla insan ilişkilerinde genel geçerliliğe sahip ve evrensel olarak kabul görmüş değer yargılarını inceler. İş etiği ise iş dünyasındaki davranışlara rehberlik etmek üzere geliştirilen ilkeler bütününü kapsamaktadır.

Aydem Enerji ’nin temel değerleri ve ilkeleri iş etiği kurallarımıza rehberlik ederken tüm iş ilişkilerimize ve işlemlerimize temel teşkil eden beklentilerimizi, standartlarımızı ve etik uygulamalarımızı oluşturur.

Aydem Enerji Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri, “Aydem Enerji Anonim Şirketi ve tüm iştirakleri” (Aydem Enerji ) ile bunlar adına hareket eden tüm üçüncü tarafları ve çalışanların uyması gereken kuralları, çalışan haklarını ve ayrıca şirket etik değerlemesi ile temel prensiplerini tanımlamaktadır.

Liderlerimizin rol modelliğinde edindiğimiz saygınlığımız, güvenilirliğimiz ve başarılarımızı sürdürmek için çalışanlarımızın dürüstlük ve bütünlüğü gereklidir. Etik olmayan ya da çalışma ilkelerimize uygun olmayan davranışlar asla kabul edilemez ya da bu tür davranışlara asla göz yumulmaz. Aydem Enerji’nin saygınlığını ve başarısını korumak her çalışanının görevidir.

Her çalışan, kendi sorumluluğundaki işin kapsamı dâhilinde, iç ve dış müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmek için, mesleki anlamda en yüksek seviyede çalışmalıdır. Ayrıca, çalışanlar verimli çalışarak; kendi hedeflerine, bağlı bulunduğu bölümün ve şirketin hedeflerine ve müşteri gereksinimlerini karşılamaya yönelik katkılar sağlamalıdır.

Özellikle her birimiz;

• Görevlerimizi yerine getirirken, temel ahlaki ve insani değerler çerçevesinde ve kurum stratejileri doğrultusunda hareket etmeli,
• Dürüstlük ve güvenilirlik çerçevesinde hareket etmeli; kişiler arası eşit ilişkiler kurmalı, sürdürmeli; diğer çalışanlar ile ortak amaçlar yönünde işbirliği sağlamalı ve şirkete ait varlık ve kaynakları etkin, verimli ve saygılı biçimde kullanmalı,
• Kurum genelinde duyurulmuş olan “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”e uygun davranış ve iş ahlakı sergilemeli, kurumumuzun tüm ilkelerini okumalı, anlamalı ve bu ilkelere uyum göstermeli,
• Bize verilen görevleri yerine getirirken, ilgili düzenleyiciler (Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu, Sermaye Piyasası Kurulu, vb.) ve Aydem Enerji ’nin üyesi bulunduğu profesyonel kurum ve kuruluşlarca çıkarılmış tüm yasa, ilke ve yürürlükteki tüzük ve yönetmeliklere uymalı,
• Dürüst rekabet prensipleri çerçevesinde bütün işlemlerde ve diğer finansal kurumlarla olan ilişkilerimizde haksız rekabetten kaçınmalı,
• Tüm paydaşlarımıza açık, eksiksiz ve doğru olmanın kimliğimizin ve güvenilirliğimizin bir parçası olduğunu unutmamalı ve her zaman Aydem Enerji ’nin saygınlığını artırır şekilde hareket etmeliyiz.

Çalışan olarak her birimiz görevimizi yaparken gereken sağduyu ve çabayı göstermek, kârlılık ve verimlilik ilkelerini göz önünde bulundurmak ve kurumu zarara sokacak her türlü eylem ve işlemden kaçınmak zorundayız. Kurumumuzun saygınlığının garantisi olarak görülen “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”i ihlal eden ya da sınırlarını aşan davranışların etik inceleme ya da disiplin soruşturmasına neden olabileceğini unutmamalıyız.

Kurumumuz, yöneticilerimizden ve tüm çalışanlarımızdan işlerini yürütürken “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”e uygun yargılarda bulunmalarını beklemektedir. Yöneticilerimizin ve tüm çalışanlarımızın bu kurallara sıklıkla başvurmaları, “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz” kılavuzunda yazanlara ve yazılma amaçlarına uygun yolda ilerlediklerini sıklıkla teyit etmeleri, görevlerini kurum hedefleri doğrultusunda en etkin ve en doğru biçimde yerine getirmeleri açısından önemlidir.

Kurum olarak, bu kılavuzda ifade edilen kuralların her soru ve her durum için tam anlamıyla yanıt olmadığının farkındayız. Bu gibi durumlarda veya “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz” ile ilgili her tür sorunuz veya düşünceniz ile ilgili Etik Kural Danışmanı ve İnsan Kaynakları Yönetimi ile görüşebilirsiniz.

“Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”le ilgili sorularınız ile “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”i ihlal edenleri ya da saygınlığımızı azaltacak şüpheli durumları bildirmek için oluşturulan iletişim kanalı aşağıda belirtilmiştir:

E-Posta : etik.aydemperakende@aydemenerji.com.tr

Telefon : 0 (850) 575 0 575

Posta : Şirketimizin internet sitesinde bulunan Denizli adresli “Etik Kurul Başkanlığı’na”

Kurum İçinde Gizliliğin Sağlanması

Çalışanlarımız;

Her çalışan bilgi güvenliği konusunda Aydem Enerji Bilgi Güvenliği Politikası’nda ve ilgili mevzuatta belirtilen detaylara uymak ile yükümlüdür.

Müşterilerin, tedarikçilerin, bir çalışanın şahsi ve mali bilgilerinin yetkisiz / iş amacı dışında kullanılması kesinlikle yasaktır (kanun ve diğer yasal düzenlemelerde belirtilen yetkili şahıs veya kurumlar tarafından istenen bilgi ve belgelerin açıklanması konusu hariç).

İşleri gereği öğrendikleri bilgileri ve haiz oldukları belgeleri, her ne amaçla olursa olsun kurum içi ve dışındaki yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşamazlar, spekülatif amaçlı (direk veya üçüncü bir kişi üzerinden) kullanamazlar.

Görevleri nedeniyle geliştirmiş oldukları proje, teknik altyapı, yönetmelik, vb. çalışmaların Aydem Enerji mülkiyetinde olduğunu bilir; bu ve benzeri çalışmaları hiçbir şekilde ilgili Şirket’in en üst düzey yöneticisinin yazılı onayını almadan kurum dışına çıkaramazlar.

Sadece kendilerince bilinmesi gereken özlük haklarını kurum içi-dışı diğer kişilerle paylaşmazlar.

Aydem Enerji’nin genel politikaları ile ilgili Şirket itibarını zedeleyecek eleştirilerden kaçınırlar.

Görevleri dışında, görevleri ile ilgili konuları tartışamaz, herhangi bir spekülasyona ve olumsuz değerlendirmeye yol açabilecek duruma sebebiyet vermezler.

Çalışanın şirketindeki görevinden herhangi bir nedenle ayrılma durumunda da, müşterilere ait kişisel ve finansal bilgileri koruma sorumluluğu devam eder. Gizli bilginin kurum dışına çıkarılması, 3. şahıslarla paylaşılması veya bu tür bilgileri kurum dışı şahsi işlerde kullanılması yasaktır.

Müşterilere ait Kişisel Bilgilerin Korunması

Çalışanlarımızın kurum ve müşterileri arasındaki ilişki ve bilgi gizliliğini sağlayan profesyonel davranış standartlarına uyması, Aydem Enerji ‘nin güvenilirliği ve itibarı açısından çok önemlidir. Müşteriler ya da işlemlerle ilgili gizli bilgiyi, normal iş faaliyetleri dışında ve 3. şahısların duyabileceği umumi alanlarda tartışmak ya da bu konularda konuşmak, bu gizliliğin ihlal edilmesine sebep olabilir.

Çalışanlarımızın iş gereği erişilen kişisel bilgiler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve bu kanunu destekleyen mevzuat, şirket politika ve prosedürlerine uygun olarak kullanılmalıdır.

Görev ya da kurum içi yetkilerinden doğan bilgilerin kullanımı, Aydem Enerji‘nin meşru ve uygun iş hedefleri için kesinlikle gerekli olan durumlarla sınırlıdır.

Serbest tüketicilere ait tüketim, adres, kimlik bilgilerinin diğer perakende / toptan elektrik satış şirketlerinin faydasına olacak şekilde asla paylaşılmamalıdır.

Ayrıca, günlük işlerimizin nasıl yürüdüğüne dair bilgiler (stratejik planlarımız ve ürünlerimiz gibi) ve müşterilerle ilgili kamuya açık olmayan bilgiler dikkat ve özenle kullanılmalıdır. Bu konuda yapılacak en ufak ima bile yanlış anlaşılmalara sebep olabilir.

Aydem Enerji‘nin görevinden herhangi bir nedenle ayrılma durumunda da bilginin gizliliğini koruma yükümlülüğü devam eder.

Şirket Mülkiyetine Ait Bilgiler

Şirket müşterileri ve diğer 3. şahıslarla ilgili kamuya açık olmayan bilgiler, işlemler, bilgisayar yazılımları, teknik bilgiler, materyaller, kayıtlar, dosyalar, evraklar, programlar, raporlar, incelemeler, veriler, müşteri listeleri, ticaret sırları ve diğer bütün bilgiler Aydem Enerji mülkiyetindedir ve iş haricinde kullanılamaz.

Çalışanlarımız, bu bilgileri herhangi bir 3. şahsa açıklayamaz. Hiçbir koşulda, hizmet esnasında ya da sonrasında bu bilginin hiçbir rakip ya da herhangi bir 3. şahıs tarafından bilinmesine izin verilemez ve açık edilemez.

Şirket çalışanlarına görevi gereği tahsis ettiği donanım ve eşyalar özel eşya olarak kabul edilmez. Ayrıca, Şirketin çalışanların kullanıcı hesaplarını ve onlara iş için tahsis edilen e-posta, telefon, bilgisayar sistemleri ve diğer elektronik kayıtlar gibi elektronik iletişim yollarını, mevcut yasalara dayanarak denetleme hakkı saklıdır.

Bilgiyi Saklama

Bilginin güvenli idare edilmesi, dağıtılması, taşınması, saklanması ya da atılması ile ilgili tüm politikalardan haberdar olmak çalışanlarımızın kendi sorumluluğundadır. Tüm çalışanlarımız aşağıda belirtilen hususlar dışında kurumun yayınladığı / yayınlayacağı “Bilgi Güvenliği Politikası”ndaki hükümler uyarınca davranmakla yükümlüdür.

Bir Aydem Enerji çalışanı olarak şu temel politikalara uymamız beklenmektedir:

Gizli Bilgiye Erişimi Kısıtlamak

• Tüm bilgisayar erişimleri, günlük işleri yapmak için gerekli bilgiyle sınırlı olmalıdır. Şirket dışındaki kişilerle bilgiyi paylaşma ihtiyacı doğması durumunda bu konu detaylı olarak sorgulanmalı ve gerekirse Bilgi Güvenliği Yönetimi ve ilgili Etik Kural Danışmanı ile durum görüşülmelidir.
• Yetkili kişilerle bilgiyi paylaşırken, gereken bilgi gereken seviyede sağlanmalıdır.
• Gizli bilgi sadece yetkili kişilerin görebileceği ve erişebileceği yerlerde saklanmalıdır. Aktif kullanımda değilken gizli bilgi içeren dokümanlar çekmece ya da dolapta güvenli şekilde saklanmalı, faks makineleri, yazıcılar ve güvenli olmayan diğer yerlerde bırakılmamalıdır.
• Bu tarz bilgiler, kurum içinde dağıtılırken üstünde “Kişiye Özel” yazan zarflar kullanılmalıdır.

Bilgisayar Donanımındaki Bilgiyi Koruma

• Dizüstü bilgisayarlar ve diğer taşınabilir cihazlar hırsızlığa son derece açıktır. Bu tür taşınabilir cihazlar (bilgisayar, tablet, telsiz, mobil telefon, vb.) güvenli olmayan yerlerde bırakılmamalıdır. Çalışan üzerine zimmetli cihazın kaybolması veya çalınması durumunda en kısa zamanda Bilgi Güvenliği Yönetimi ve İnsan Kaynakları Yönetimi’ne haber verilmelidir.
• Çalışanlarımız bilgisayarları başından ayrılmadan önce mutlaka bilgisayarlarını kilitlemeli ya da sistemden çıkış yapmalıdırlar.
• Kullanıcı kimliği ya da şifreler kişiye özeldir ve kimseyle paylaşılmamalıdır. Kullanıcı kimliği ya da şifrenin herhangi yetki dışı kullanım dâhil tüm kullanımından ve meydana gelebilecek suiistimal olaylarının yaratabileceği kurum zararlarından çalışanımız sorumlu tutulabilecektir. Kullanıcı kimliğinin ya da şifrenin tehlikede olduğundan şüphelenilen durumlarda şifreler değiştirilmeli ve Bilgi Güvenliği Yönetimi ile temasa geçilmelidir.
• Şirket tarafından sağlanan bilgisayarın anti virüs programının konfigürasyonu değiştirilemez. Şirketin tahsis ettiği bilgisayarı, çalışanın şahsına kurum dışından gönderilen ve şirket bilgisini açığa vuracak bilgisayar virüslerinden korumak çalışanımızın kendi sorumluluğundadır.

Devlet ve Kamu Kurumları ile İlişkiler

Şirket’in kamu yönetimi, politik örgütlenmeler, sendikalar ve diğer organizasyonlar ile yürüttüğü ilişkiler; en üst düzeyde doğruluk, dürüstlük, eşitlik ve bağımsızlık ilkelerine dayandırılmalıdır.

Müşteriler, Tedarikçiler ve Diğer Dış Kuruluşlarla İlişkiler

Çalışanlarımız Şirketi temsilen müşteriler, hissedarlar, iştirakler ve diğer şirketler ile yürüttükleri ilişkilerinde bütünlük prensibi çerçevesinde davranırlar.

Aydem Enerji olarak temel amacımız müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır. Müşterilerin memnuniyeti, kurumumuzun başarı veya başarısızlığını belirlemektedir ve bu nedenle; müşterilerimiz işimizin en önemli parçasıdır. Müşteri memnuniyeti sağlamak, gerçekleştirebileceğimiz en iyi reklam aracı olduğundan, Şirkette müşteri ilişkileri yönetimi; profesyonellik, nezaket ve daha da önemlisi ciddiyet ve güvenilirlik ilkelerine dayandırılır. Müşteri ilişkilerinde dürüstlük, eşitlik ve kanunlara uyum konuları en yüksek seviyede tutulmalıdır.

Çalışanlar Şirkete ait ürünler ve hizmetler için müşterilere tam ve açık olarak bilgi vermelidirler. Çalışanların daha yüksek kar etmek amacıyla yanlış bilgi verme hakları yoktur. Müşterilerimiz açık bir şekilde, Aydem Enerji ile ilgili işlemlerindeki haklar ve yükümlülükler ve kendilerine sunulan ürün ve hizmetlerin sağlayacağı fayda ve riskler hususlarında bilgilendirilir. Dolayısıyla çalışanlarımızın hem Aydem Enerji ile ilgili hem de Grup Şirketlerinin sağladığı hizmet ve ürünlerle ilgili donanımlı olma sorumluluğu vardır.

Profesyonel etik kuralları ile bağdaşmayan, müşteriye ürün veya hizmet hakkında yanlış ya da eksik bilgi veren, müşteriyi karar sürecinde zorlama çabalarına başvuran satış gerçekleştirme veya iletişim teknikleri kullanılamaz.

Çalışanlar, serbest piyasa ekonomisi içerisinde sürdürülen faaliyetlerde kurum menfaatlerinin yanı sıra; genel olarak, enerji sektöründe güvenin sürekli olması, sektörün gelişimi için çaba sarf edilmesi, ortak menfaatlerin gözetilmesi ilkeleri çerçevesinde haksız rekabet oluşturan davranışlardan kaçınır, görevleri esnasında, rakip kuruluşlar ve bunların ürün ve hizmetlerine ilişkin olumlu veya olumsuz görüş belirtmezler ya da yorumda bulunmazlar.

Tedarikçiler ile ilişkiler de yukarıda belirtilen kurallara dayandırılır.

Danışmanlık hizmeti alınan kişi veya kuruluşlar ile ilişkilerde gizlilik koşulları bir sözleşme ile açık bir şekilde güvence altına alınmalıdır. Bununla birlikte, şirketteki görevi sonra eren personelin danışman olarak geçici bir süre çalışabilmesi, ilgili iş birimi yöneticisinin teklifi ile İnsan Kaynakları Direktörü’nün değerlendirmesi ve CEO’nin onayına tabidir.

Herhangi bir Aydem Enerji çalışanı, onaylanmış prosedürlere uygun yetkilendirme olmaksızın, resmi ya da resmi olmayan şekilde Aydem Enerji adına gerçek ya da görünür taahhütte bulunamaz ve toplum ahlakını zedeleyen, çevreye ve toplum sağlığına zarar verenlerle çalışmaz.

Tüm Şirket çalışanları, özellikle hâkim durumun kötüye kullanılması başta olmak üzere rekabet hukukuna aykırılık yaratacak her türlü faaliyetten, uygulama ve eylemden kaçınmalıdır. İlgili kurallar Rekabet Hukuku Kılavuzu’nda düzenlenmiştir.

Medya İlişkileri

Çalışanlarımız, Aydem Enerji ‘nin basınla ilişkilerinde kurumla ilgili, herhangi bir spekülasyona, olumsuz değerlendirmeye yol açabilecek durumlardan ve kurumumuzun veya sektörün güven, itibar ve istikrarına zarar verebilecek ya da haksız rekabet oluşturabilecek uygulama ve davranışlardan kaçınmalıdırlar.

Kamu önünde ve dinleyenlerin Şirketimizi temsilen konuştuğumuzu düşündüğü alanlarda, kendi görüşlerimizi değil, sadece Şirketimizin görüşlerini ifade ederiz.

Aydem Enerji ‘nin tamamı ile ilgili basın ilişkileri Kurumsal İletişim Direktörlüğü tarafından yürütülür. Bütün dış ilişkiler şirketin belirlediği prosedürler dâhilinde sürdürülür. Yazılı ve sözlü basından gelen tüm talepler, röportaj istekleri ve tüm sorular ivedilikle Aydem Enerji ’nda yer alan Kurumsal İletişim Yönetimlerine aktarılmalıdır.

3. şahıslara sağlanacak tüm iletişim bilgileri ile ilgili olarak Kurumsal İletişim Direktörlüğü’nün öncelikli onayı alınmalıdır. Sadece yetkili kişiler, Şirket ve şirket politikaları, uygulamaları ve prosedürleri hakkında iletişim kurabilir.

Sosyal paylaşım sitelerinde, bloglarda, sözlüklerde, forumlarda, e-posta gruplarında yaptıkları paylaşımlarda, üçüncü taraflar tarafından Aydem Enerji ’nu temsilen paylaşımda bulunulduğu izlenimini doğuracak nitelikte ifadelerden kaçınırız.

Bununla birlikte sosyal medya aracılığı ile kurumsal yapıyı temsil hususunda yayımlanan Aydem Enerji Dijital ve Sosyal Medya Prensipleri Dokümanı esastır.

Çıkar Çatışmaları

Aydem Enerji , çalışanlarının kurum içi sorumluluklarını ihmal etmesine sebep olmayacak, kurumun çıkarlarına uygun hareket etmelerini kısıtlamayacak, açıklanan “Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz”le uyum içinde olan kurum dışı faaliyetlerde bulunmasını engellemez. Ancak, bu tür faaliyetlere katılan çalışanlarımız, Şirket ve kendi çıkarları arasında çelişkili olası veya fiili durumlardan kaçınmalıdırlar.

“Çıkar Çatışması” bir çalışanımızın kişisel çıkarı ile Şirket çıkarının birbirini etkilediği / mani olduğu durumda ortaya çıkar. Örneğin, bir çalışanımızın kurum dışında ya da özel hayatında kendi çıkarına olan bir durumdaki sorumlulukları veya yükümlülükleri, kendisinin Şirketteki görevi ile ilgili sorumluluklarını ve görevlerini nesnel / tarafsız ve etkin olarak yerine getirmesini zora sokabilir. Çıkar çatışmaları aynı zamanda bir çalışanımızın aile üyelerinden birinin, Şirketteki pozisyonu sayesinde kişisel bir yarar sağlaması sonucunda da ortaya çıkabilir.

Herhangi bir çıkar çatışması durumunu yaratabilecek her işlem veya ilişki bağlı olunan Etik Kural Danışmanı’na raporlanmalıdır.

Çalışanlarımız olası çıkar çatışmalarını engellemek amacıyla;

• Kendileri veya yakınları lehine çıkar çatışması ya da izlenimi yaratacak durumlara sebebiyet vermekten kaçınır, kendilerinin veya yakınlarının menfaatlerini ilgilendiren konularda karar sürecinde yer almazlar.
• Müşteriler ve tedarikçilerle kişisel hiç bir finansal ilişkiye girmez, iş ilişkilerini kullanarak kişisel çıkar sağlamazlar.
• Kendi karar ve rızalarını etkileyecek veya çıkar çatışması yaratabilecek hediye veya çıkar tekliflerine izin vermezler.
• Şirketin varlık ve kaynaklarını verimli bir şekilde yalnızca kurumun çıkar ve faydası için kullanırlar.
• Zaman ve emeğini kurum için kullanır, çıkar çatışması yaratacak başka bir sorumluluk üstlenmez ve şirket dışında bir başka gerçek veya tüzel kişi nezdinde çalışmazlar.
• Kamu kurum ve kuruluşları ile ilişkilerinde, dürüstlük ve saydamlık ilkeleri doğrultusunda hareket eder mesafeyi ve tarafsız ilişkiyi korurlar.
• Kurum ve müşteri sırlarını korur, rekabet avantajı sağlayan ve kuruma özel bilgileri kurum dışına çıkarmazlar.
• Görevleri gereği elde etmiş oldukları bilgileri haksız kazanca yol açacak şekilde kullanmazlar

Kurumsal Fırsatlar

Her seviyedeki çalışanımız görevini yaparken gereken sağduyu ve çabayı göstermek, kârlılık ve verimlilik ilkelerini göz önünde bulundurmak ve şirketi zarara sokacak her türlü eylem ve işlemlerden kaçınmak zorundadır. Çalışanlarımız kurum lehine herhangi bir fırsat ortaya çıktığında, bu yasal iş fırsatlarını kullanmakla yükümlüdürler.

Çalışanlar Şirket çıkarlarına ters düşen veya çalışanın sahip olduğu sorumluluklarla bağdaşmayan karar alamaz ya da faaliyetlerde bulunamaz. Potansiyel çatışma baş gösterdiği takdirde, çalışan durumu anında bağlı olduğu Etik Kural Danışmanı’na bildirmelidir.

Çalışanlarımız; Aydem Enerji ait mal veya bilgileri kullanarak ulaşılmış veya şirketindeki pozisyon gereği elde edilmiş Aydem Enerji yararına olacak herhangi bir fırsattan, kendi çıkarlarına ters düşmesi nedeniyle istifade etmemek veya diğer çalışanların etmesini önlemekten kaçınmalıdırlar.

Borçlanma Yasağı

Çalışanlarımız, her ne suretle olursa olsun görevlerinin uygulanması sırasında veya bu görevleri ile ilişkili olarak müşterilerden, 3. şahıslardan borç para almamalı, bir yarar sağlamamalı ya da kefalet ilişkisi içine girmemelidir.

Çalışanlarımız kendilerine ait özel ve mali işlerini sorumlu bir şekilde yönetmeli, ödeyemeyecekleri borç yüküne girmemelidirler. Çalışanlarımız hem profesyonel hayatlarında hem de şahsi mali durumları hakkında, dengeli ve uyumlu bir tutum sergilemelidirler.

Ast ve üst ilişkisi içindeki şirket çalışanları arasında ve şirket çalışanlarının; müşteri, tedarikçi ve yükleniciler ile borç-alacak ilişkisine girmeleri yasaktır.

Rüşvet

Rüşvet yasal olmayan bir şekilde çıkar sağlamak; karar ve uygulamaları etkilemek amacıyla çalışanlarımıza doğrudan ya da dolaylı olarak ödeme ya da menfaat teklif edilmesidir. Nakit ya da gayri nakit şekilde ödeme yapılması, değerli hediye verilmesi, çalışana kişisel çıkar sağlayacak bir avantaj sağlamasının teklif edilmesi, vb. pek çok şekilde ortaya çıkabilir.

Çalışanlarımıza, herhangi bir kişi, şirket veya kurum tarafından rüşvet teklif edildiğinde, bu durum teklif yapılan çalışanımız tarafından derhal ilgili Etik Kural Danışmanı’na bildirilmelidir.

Siyasi Faaliyetler

Şirket çalışanları görevini ifa ederken siyasi oluşumlara şirket adını kullanarak üye olmamalıdır. Bununla birlikte, şahsi üyeliklerinde Şirket çıkarlarına, imajına zarar verebilecek ve mesai saatlerini olumsuz yönde etkileyecek her türlü faaliyetten kaçınmak ile yükümlüdür.

Hiçbir çalışanımız, iş yerinde, siyasi nitelikli kaynak yönetimi çalışmaları veya kampanya faaliyetleri ile ilgilenemez veya bu faaliyetler için şirketi kullanamaz.

Siyasi Bağışlar

Aydem Enerji adına siyasi partilere, politik organizasyonlara ve bu tip grupların temsilcilerine ve adaylara, dolaylı veya dolaysız, şirkete menfaat sağlama amaçlı bağış (nakit veya herhangi farklı şekillerde) yapılamaz. Çalışanlarımız siyasi partilere Aydem Enerji adına maddi veya manevi destek anlamına gelebilecek durumlardan kaçınmalıdırlar.

Hediye Kabulü

Çalışanlarımıza görevleri nedeniyle gönderilen hediyelerin, 3. şahıslar nezdinde kurumsal yargı ve kararlarımızın tarafsızlığı konusunda şüphe yaratmaması büyük önem taşımaktadır. 3. şahıslarla Aydem Enerji ‘nin saygınlığına zarar verecek uygunsuz ilişkilerin önlenmesi hediye kabulü konusunda kurumsal bir yaklaşımın ve uygulamanın varlığı ile mümkündür. Bu nedenle, çalışanlarımızın hediye kabulü konusunda aşağıda belirtilen kurallara göre ortak hareket etmeleri gerekmektedir.

Çalışanlarımız, herhangi bir işlem ya da iş için sembolik değerde olmayan (100 USD’a tekabül eder) bir eşya / hizmet veya değeri ne olursa olsun nakit, çek, vb. talep ve kabul edemez.

Kişinin bu değerli eşyadan direkt olarak fayda sağlamıyor olması önemli değildir. 3. bir şahıs ya da taraf adına da değerli bir şey kabul edilemez.

Şirketimizin tercihlerini ve kararlarını etkileyebilecek nitelikte olan ya da etkilemeyi amaçlayan hediyeler, ağırlamalar veya diğer armağanlar kabul edilmemeli, bu tür taleplerde bulunulmamalıdır.

Yukarıda belirtilen kurallara uymayan herhangi bir hediyenin, gönderilen çalışan tarafından, bağlı olduğu yöneticisine bilgi verilerek gönderen kişi ya da kuruma iade edilmesi gerekmektedir. Hediyenin uygunluğu konusunda karar verilemediği durumda ise ilgili Etik Kural Danışmanı’ndan yazılı onay alınmalıdır.

100 USD üzerinde değeri olan hediyenin iade edilmesinin pratik olmadığı ya da iş ilişkisi açısından arzu edilmeyecek bir sonuç doğurabileceğine karar verildiği durumlarda, söz konusu hediyenin kabul ve kullanımı ancak ilgili Etik Kural Danışmanı’nın yazılı onayı ile uygun görülebilir. Böyle durumlarda, hediye kabul edilerek aynı zamanda (örneğin 24 saat içerisinde) İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü’ne bildirilmelidir.

100 USD ve üzeri tutarda olan her hediyenin Yönetim bazında kayda geçirilmesi ve oluşturulan hediye kabul raporlarının Yöneticiler tarafından gerektiğinde Etik Kural Danışmanı’na sunulmak üzere saklanması gerekmektedir.

Ayrıca, ileride benzer hediyelerin aynı kurumdan tekrar gönderilmesini önleyebilmek amacıyla, bir teşekkür mektubuyla bu konudaki Şirketimizin prensip ve uygulamaları gönderen kurum veya kişiye açıklanabilir.

Tüm çalışanlarımız, yukarıda belirtilen prosedürlere uymak ve bu prosedüre aykırı hareket edildiğini düşündüğü veya buna şahit olduğu durumlarda konuyu ilgili Etik Kural Danışmanı’na ve İnsan Kaynakları Yönetimine bildirmek sorumluluğunu taşımaktadır.

Hediye ve Bağış Verme

Şirket adına müşterilere, iş ortaklarına veya tedarikçi temsilcilerine iş ilişkisinin sürdürülmesi çerçevesinde hediyeler verilebilir. Hediyeler, değeri ne olursa olsun nitelik olarak dürüstlük ve iş ilişkilerinde alınacak kararları etkilemeyecek mahiyette olmalıdır.

Süreç Aydem Enerji yönetiminin belirlediği esaslar ile genel teamüllere uygun olmalı ve kurum itibarını zedelememelidir. Hediye, davet ve bağış kabulü yönünde uygulanan prensipler bunların verilmesi için de geçerli olup söz konusu işlemlerde 100 USD limiti uygulanacaktır.

3. Şahısların Sponsor Olduğu Ya Da Harcamaları Üstlendiği Olayların Kabulü

Çalışanlarımız; çalışmalarında kararlarını etkileme amacı taşıyan eğlence, ücretsiz eğitim, seminer, konaklama, gezi, yemek, vb. teklifini kabul etmemelidir.

Ancak, Şirket belli durumlarda yukarıda belirtilen türde tekliflerin reddedilmesinin müşteri ilişkilerini bozabileceğini kabul eder. Bu nedenle, 3. şahıs veya müşterilerimizden ya da olası müşterilerimizden gelen ücretsiz konferans, tanıtım toplantısı, eğitim, vb. amaçlı katılım teklifleri, ancak ilgili fonksiyonun en üst düzey yöneticisi ve ilgili Etik Kural Danışmanı’nın yazılı onayı ile kabul edilebilir.

Kayıtların Doğruluğu

Aydem Enerji adına düzenlenmiş her türlü kayıt belge ve finansal tablolarda bütünlük, doğruluk ve güvenilirlik Aydem Enerji ‘nin başarısının devamı ve geleceği açısından büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle çalışanlarımız Aydem Enerji adına yürüttükleri her türlü işlemde kayıt, belge ve dokümanın doğruluğunu, yasalara uygunluğunu sağlamaktan sorumludur.

Muhasebe ve denetim kayıtlarına ek olarak, zaman kayıtları, kredi belgeleri, telefon kayıtları, işlem kayıtları ve günlük iş akışımızın bir parçası olan diğer bütün kayıtlar söz konusu dokümanlar kapsamına girer. Bütün kayıtlar, yapılan işlemleri doğru bir şekilde ve zamanına göre yansıtmalı, hata olması durumunda hatalar hemen düzeltilmelidir.

Şirketin genel faaliyetleri içerisinde herhangi bir yanıltma, değiştirme ve / veya ihmalin tespiti durumunda derhal Etik Kural Danışmanı’na ve İnsan Kaynakları Yönetimine veya şirketin ilgili birimine durumdan haber verilmelidir.

Çalışanlarının Hisse Senedi İşlemleri - Insider Trading (İçerdekilerin Ticareti)

Sadakat borcu ile şirket menfaatini gözetme ilkeleri çerçevesinde şirketimizin çalışanlarından bir takım beklentilerinin olması tabiidir. Bu beklentilerimiz bağlamında;

Çalışanların borsada Aydem Enerji ’na ilişkin hisseleri ile yatırım işlemleri gerçekleştirmeleri, Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerinde belirtilen koşullarda mümkündür. Ancak çalışanlar, Aydem Enerji ’na ait her türlü gizli bilgiyi kullanarak ya da üçüncü şahıslara vererek, borsalardan doğrudan veya dolaylı olarak hisse alım-satımı yapmak da dâhil, herhangi bir menfaat elde etmeye çalışmanın içeriden öğrenenlerin ticareti (insider trading) olduğunu ve bu davranışların yasalarca suç kabul edildiğini bilirler. Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerini uygulamaya yönelik olarak oluşturulan şirket içi prosedürler hassasiyetle uygulanır. “İçeriden öğrenenler” listesinde yer verilen çalışanların ilgili mevzuat, şirket politika ve prosedürleri ile tam uyum içinde olmaları beklenir.

Sermaye Piyasası Kurumunun Seri: VIII, No:22 “Sermaye Piyasası Araçlarının Halka Arzında Satış Yöntemlerine İlişkin Esaslar” Ek Madde:1 “Halka Arzda İşlem Yasağı’na göre: “Sermaye piyasası araçlarının halka arz yoluyla satışlarında; sermaye piyasası araçlarını ihraç ve halka arz eden ihraççılar ile halka arzına aracılık eden aracı kuruluşların yönetim kurulu başkanı ve üyeleri, kanuni denetçileri, murahhas müdürleri, genel müdür ve genel müdür yardımcıları ve görevleri sebebiyle bilgi sahibi olabilecek diğer personel ile bunların eşleri ile birinci derecede kan ve sıhrî hısımları söz konusu sermaye piyasası araçlarını doğrudan veya dolaylı olarak satın alamazlar.”

Yukarıda bahsi geçen genelgede belirtilen kişiler dışındaki, Aydem Enerji ‘nin çalışanları, gerek Aydem Enerji bünyesindeki şirketlerce gerekse diğer aracı kurumlar tarafından yapılan halka arz işlemlerine katılabilirler.

Şirket Varlık ve Kaynaklarının Kullanılması

Şirketin sahip olduğu ve günlük işleri yürütmek üzere çalışana sağlanmış her türlü mal, varlık, ekipman, taşıt araçları, bilgisayar, bilgisayar programları ve benzerleri, hiç bir çalışan tarafından kişisel çıkar veya bir başkasının kişisel çıkarı için kullanılamaz.

Şirkete ait telefonlar, kişisel bilgisayarlar, fotokopi ve faks makineleri, tedarikler, posta servisi, e-posta, ilan panoları ve toplantı odaları esas olarak şirket kullanımı içindir. Belirtilen kaynakların ya da diğer şirket kaynaklarının kişisel amaçlarla kullanılması çok önemli olan bilgi akışını bozabilir.

Şirket telefonu ve şirket adresi, e-posta, iç iletişim ve mesaj sistemi kişisel yazışmalar ve görüşmeler için kullanılmamalıdır. Özel telefon görüşmelerinin ise kısa süreli olmasına dikkat edilmelidir.

Aydem Enerji şirketleri adına yapılacak kaynak kullanımlarında kurum çıkarlarını göz önünde bulundururuz, şirket varlıklarının korunmasında hassasiyet gösteririz. Grup varlıklarının kaybedilmesi, hasara uğratılması, hatalı kullanımı ve israfından kaçınırız. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her kim adına ve yararına olursa olsun şirket varlıkları ve olanaklarını şirket işleri dışında kullanmayız. Kamu yararı veya zorunluluk söz konusu olan durumlarda ilgili iş biriminin Genel Müdürü’nün onayı aranır.

Teknolojinin Kullanılması

Aydem Enerji Internet ve Intranet sistemi, işle ilgili işlem, iletişimler ve araştırmalar içindir. Bu amaçların dışında (dizi / film izlemek, vb.) ve/veya müstehcen, pornografik, teröre yönelik amaçlarla kullanılamaz. Ayrıca, çalışanlar tarafından şirket bilgisayarlarına lisanssız yazılım yüklenip kullanılmamalıdır. Şirkete ait mobil cihazlar ile hiçbir şekilde; taciz, tehdit içerikli ya da kurumun itibarını zedeleyecek mesajlar gönderilemez.

Kurum Dışı Görev Alma

Çalışanlar, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak tüccar veya esnaf sayılmalarını (“Ticari işletme” veya “Esnaf işletmesi” sayılmalarını) gerektiren çalışmalarda bulunamaz, Aydem Enerji şirketleri dışındaki şirketlerde en üst yöneticisinin yazılı onayı olmadan yönetim kurulu üyeliği veya denetçilik yapamaz, gerçek ve tüzel kişilerin ticari herhangi bir işinde yazılı onay almaksızın ücretli veya ücretsiz çalışamazlar.

Çalışanlar, iş hayatı boyunca edindikleri deneyimleri ile ücretli ya da ücretsiz konuşmacı veya danışman olarak şirket dışı etkinliklere katılma teklifleri alabilirler. Bu tür fırsatlar, kişisel ve kurumsal çıkarlar arasında herhangi bir çatışmanın olup olmadığını belirlemek için ilgili iş biriminin üst düzey yöneticisi ve Kurumsal İletişim Direktörü tarafından değerlendirilmelidir.

İşle İlgili İletişim ve Kayıtlar

Yazılı veya sözlü her türlü iletişim, profesyonel bir biçimde ve etik kurallarımıza uygun olacak şekilde yapılmalıdır. Söylediklerimiz, yazdıklarımız ve yaptıklarımız Aydem Enerji ‘nin etik değer ve beklentilerini açıkça yansıtmalı ve sağlıklı bir kişisel muhakemenin varlığına işaret etmelidir. Abartıdan, yanlış yönlendirmeden, ağdalı dilden, fazla kestirme ifadelerden, yasal spekülasyondan, insanlara, şirketlere ve bunların ürün ve hizmetlerine yönelik küçümseyici söz ve tavırlardan her zaman kaçınılmalıdır.

Çalışanların söylediği, yazdığı ve yaptığı her şey Aydem Enerji ‘nin dürüstlüğünü ve saygınlığını koruyup yansıtmaya yönelik olmalıdır. Bu politika, sesli mesajlar, e-postalar, resmi notlar ve raporlar da dâhil olmak üzere her türlü iletişim çeşidi için geçerlidir.

E-posta

E-posta, önemli bir dâhili ve harici iletişim yöntemidir. E-postalar, ancak yasal süreçler gerektirdiği takdirde açıklanabilecek, aksi halde kesinlikle gizli tutulması gereken kayıtlardır. Etik standartlarımıza uymayan hiçbir e-posta ne şekilde olursa olsun yazılmamalı ve gönderilmemelidir.

Bütün e-postalar, yasal kayıt olarak kabul edilebileceği düşünülerek oluşturulmalı ve profesyonel bir ifade ile yazılmalıdır. Her türlü mesajın iletimi, bütün politikalarla uyum içinde gerçekleşmeli, izinsiz erişime karşı korunmalıdır.

E-posta kullanımı esnasında kullanılacak temel kurallar aşağıdadır:

• E-posta, işin gerektirdiği durumlarda kullanılır.
• E-posta hazırlanırken, yazılı kayıt olarak görülebilecek bir doküman olduğu göz önünde bulundurulmalı, bu nedenle saygılı, açık, dürüst ve kesin ifadeler kullanılmalıdır. E-posta içeriğinde abartılı, ciddiyetsiz bir dil ya da argo ifadeler, aşağılayıcı sözler kullanılmamalıdır.
• Yanıt mesajlar, yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek şekilde yeterli bilgi içermelidir. E-posta ile kurulan iletişim etik standart ve politikalarımıza, tabiatına ve amacına uygun olmalı ve gönderilmeden önce her mesaj dikkatlice gözden geçirilmelidir.
• Bilgi koruma ve güvenliğine dair standartlarımız aynı zamanda e-posta iletişimi için de geçerlidir. Çünkü e-posta mesajları, internet gibi halka açık ağlar üzerinden Şirket dışına gönderilmektedir ve bu esnada durabilir veya yanlış yönlendirilebilir. Bu nedenle, şirkete, müşterilerine, çalışanlarına ya da hissedarlarından herhangi birine zarar vermek amacıyla kullanılabilecek bilgi içermemesi için büyük özen gösterilmelidir.
• Gizli bilginin internet aracılığı ile iletilmesi gerekiyorsa, güvenli (şifrelenmiş) e-posta olanağı kullanılarak gönderilmelidir. İşle ilgili ‘Çok Gizli Bilgi’ e-posta ile kurum dışına gönderilmemelidir.
• Müşteri bilgisini açık etme riskini azaltmak için, eğer bir müşteri kişisel bilgi içeren e-posta yollarsa, bu bilgi e-posta yanıtından silinmelidir.

E-posta olanakları şunlar için kullanılmamalıdır:

• Saldırgan, aşağılayıcı ya da düşmanca olarak algılanabilecek mesajları iletmek ya da saklamak,
• Virüs uyarıları veya şaka içerikli mesajlar iletmek ya da saklamak (bu uyarılar hakkında Bilgi Güvenliği Yönetimi bilgilendirilmelidir),
• Aydem Enerji ya da onun müşteri ve hissedarlarından herhangi birine zarar verebilecek iletişim ya da faaliyet içinde bulunmak,
• Protesto, yardım veya insani duyguları istismar eden ifadeler içeren zincir mesajları başkalarına aktarmak (bu tür mesajlar gönderenler uyarmalı ve sistemde bu tür bir zincir mesaj olduğu Etik Kural Danışmanı’na bildirilmelidir),
• İşle ilgili olmayan, eğlence amaçlı oyun, ses ve görüntü içeren ekli dosyaların yer aldığı sistem kapasitesini olumsuz etkileyecek mesajları aktarmak,
• Mesai saatleri içinde mesajlaşma programları üzerinden sohbet etmek; e-posta ve mesajlaşmanın işi ihmal boyutuna varması.

Çalışanın E-posta ve Diğer Sistemleri Kullanımını İzleme

Aydem Enerji , çalışanlarına tahsis ettiği e-posta, bilgisayar dosyaları ya da sistemlerinin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını izleme hakkını saklı tutar.

Şirket’in e-posta üzerinden yapılan tüm haberleşmeleri denetlemeye, gerektiğinde müdahale etmeye ve okumaya hakkı vardır. Her türlü belge, sözleşme hırsızlığı, izinsiz fotoğraf çekimi, çalışanlara bilgi sızdırma amaçlı sorulan sorular güvenlik ihlal olayı olarak değerlendirilir. Personel bu uygulamayı peşinen kabul eder. Veri/bilgi güvenliği ihlal olayı Şirket çalışanı tarafından gerçekleşmiş ise; ilgili kişi ve olayda ihmali olan sorumlu hakkında disiplin hükümleri uygulanır. Şirket dışından bir şahıs ya da kurum tarafından gerçekleşmiş ise; gerek görüldüğü durumlarda yasal yollara başvurulur.

Yürütülen etik inceleme ve disiplin soruşturmaları faaliyetleri kapsamında; gerekli görülmesi halinde ilgili personele Şirket’in kullanması için verdiği cihaz ve yazılım kayıtlarını (notebook, harici veri depolama cihazı, cep telefonu, tablet, e-posta, Skype, SMS, vb.) incelemeye yetkili olan tek birim İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü’dür. İlgili kayıtlar İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü tarafından, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’nden yazılı olarak talep edilerek incelemeye konu edilebilir. Bu yetki kesinlikle başka bir birime devredilemez ve veriler şirket içi / dışı 3. kişiler ile paylaşılamaz. İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü, bahsi geçen yetkiye; Anayasa Mahkemesi ve Yargıtay emsal kararları, KVKK ve ilgili mevzuat ile Aydem Enerji Bilgi Güvenliği Politikası’nın ilgili maddelerine dayalı olarak tek başına sahiptir.

Diğerleriyle Olan İlişkilerimizde Saygılı ve Düşünceli Davranma

Aydem Enerji olarak temel amacımız çalışanlarımıza saygılı, düşünceli ve anlayışla yaklaşmak ve her seviyede tam iletişim sağlamaya katkıda bulunacak bir ortam oluşturmaktır. İşle ilgili sorunların açık bir şekilde tartışılmasını ve bu sorunlara çözümler üretmeyi teşvik ederiz.

Şirket içinde takım ruhunu geliştirmek; kurumsal şirket kimliğini korumak ve daha iyiye götürmek ortak hedef olarak benimsenmelidir. Tüm çalışanlarımız, iş yerinde, bu kılavuzda belirtilen tüm değerlerle bağdaşan bir atmosfer yaratmak ve sürdürmekle yükümlüdürler.

Aydem Enerji ırk, din, ulus, cinsiyet, cinsel tercih, medeni durum, yaş, kıdem, aile, vb. açılardan çeşitlilik gösteren kişilere iş olanağı sağlar. Çalışanlarımızın bu çeşitliliklere değer vererek birbirleriyle olan ilişkilerini karşılıklı saygı, adalet, nezaket, dürüstlük ve eşitlik ilkeleri doğrultusunda yürütmeleri gerekmektedir.

Şirket personeli, çalışanlara ayrılmış olan ortak alanlarda (servis araçlarının kullanımı dahil) birbirlerini rahatsız etmemelidir. Bu alanlarda, yönetim tarafından izin verilenler dışında, afiş, el yazısı ve notlar asmamalıdır, mal ve hizmet satışı gerçekleştirmemelidir.

Bir çalışanın diğer bir çalışan tarafından doğrudan ya da telefon, e-posta, vb. gibi dolaylı yollardan taciz edilmesi de kabul edilemez. Taciz aşağıda belirtilen davranışları içermekle beraber yalnızca bunlarla sınırlı değildir.

• Belirli bir grubun üyelerini aşağılayıcı ifadelerle tanımlanması,
• Olumsuz sınıflandırmalar, küçük düşürücü şakalar, saldırgan ifadeler,
• Belirli bir grubu ya da kişiyi küçük düşürücü, alaycı resim ya da karikatürler,
• Huzursuz ve düşmanca bir iş ortamı yaratarak çalışanlar arasındaki ilişkiyi etkileyen tüm onur kırıcı sözler veya fiziksel saldırılar,
• Çalışma ortamının gerektirdiği mesafeli ilişki dışındaki fiziksel ya da sözlü davranışlar, çalışanın cinsel seçimi ile işteki yükselme, performans değerlendirme, çalışma arkadaşlarıyla yaptığı işbirliği, vb. arasında bağ kurmak veya tehdit etmek,
• İstenmeyen her tür cinsel yaklaşım, cinsel içerikli teklifler veya diğer sözler ve benzeri hareketler.

Çalışma ortamında gerçekleşen taciz ya da uygunsuz davranışları ilgili yönetime ve/veya Etik Kural Danışmanı’na bildiren çalışanlara karşı, herhangi bir şekilde suçlayıcı ve/veya intikam alıcı davranışlarda bulunulamaz. Ayrıca, yöneticilerimizin bu tür durumları gizlilik içinde yönetmeleri gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen türde taciz ya da saldırgan, suçlayıcı tavır ve davranış kurum içinde iş gücü ve performans düşüklüğüne yol açan bir sorun yaşanması ya da herhangi bir çalışanımız birlikte çalıştığı arkadaşı, yöneticisi ya da müşterisi tarafından benzeri bir davranışa maruz kaldığını düşünmesi durumunda Etik Kural Danışmanı ve İnsan Kaynakları Yönetimine bilgi verilmelidir.

Taciz ve Psikolojik Bezdirme (Mobbing) Konusundaki İlkelerimiz

Çalışanlarımıza veya çalışanlarımız tarafından iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz paydaşlarımıza yönelik, iş yerinde veya iş sebebiyle bulundukları herhangi bir yerde, fiziksel, cinsel ve/veya duygusal taciz yoluyla herhangi bir şekilde dokunulmazlık ihlaline müsamaha gösterilmez. Bu tür ihlal durumlarını bildiren ya da soruşturma esnasında yardımcı olan kişilere yönelik muhtemel olumsuz tutum ve davranışlar etik kurallarımızın ihlali olarak değerlendirilir.

Psikolojik bezdirme (mobbing) kapsamında değerlendirilecek şekilde hedef alınan kişiyi işten soğutmak, performansını düşürmek, istifa etmesine yol açmak amacını güden sistematik ve planlı davranışlara tolerans gösterilmez.

Tavır/Davranış ve Dış Görünüm

Bir Aydem Enerji çalışanı olarak, çalışma ortamında, temiz, özenli, profesyonel çalışma hayatına uygun bir giyim tarzı içinde; herkese karşı güler yüzlü, ilgili ve saygılı olmalıyız.

Bizler, davranış ve dış görünümü ile güven kurumu olan Aydem Enerji ’nu en iyi şekilde temsil etmeliyiz. Bu ilke müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi, kurumun saygınlığının artırılması açısından son derece önemlidir ve titizlikle yerine getirilmelidir.

Şirket içinde takım ruhu yaratmak, şirket imajını korumak ve iyileştirmek, iş yerinde ve her çalışanın özel hayatında önemli rol oynayan ortak amaçtır. Yaptığımız iş ve/veya şirketin imajı üzerinde oluşacak olumsuz yansımaları önlemek amacıyla profesyonel ve mali açıdan, dengeli ve uyumlu tutum sergilemeliyiz.

Şirket dışı ilişkilerimizde de, müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize, hissedarlarımızla ve hizmet sunduğumuz topluluklara eşit seviyede saygı göstermeliyiz. Bu, nazik hizmet sunmayı, etik iş davranışlarına, bütün yasalara ve yönetmeliklere uymayı gerektirir. Müşteri odaklı bir kurumun çalışanları olarak, Aydem Enerji hakkında olumlu izlenimler oluşturacak şekilde davranma sorumluluğumuz vardır.

Günlük işlerimizi yaparken yüksek seviyede doğruluk standartlarına uymalı, Şirket hedeflerine ve amaçlarına ulaşmamızı sağlamak amacıyla işimizi elimizden gelen en iyi şekilde yerine getirmeye çalışmalıyız. Çalışma süresi içinde zamanı doğru kullanarak, özel işlerimizin müşteri işlemlerini aksatmayacak şekilde kısa süreli olmasına dikkat etmeliyiz.

Şirket İçi Hiyerarşinin Sağlanması

Aydem Enerji ‘nin hedeflerine ulaşmasında çalışanların geliştirilmesinin katkısı büyüktür. Yöneticiler, çalışanları profesyonel kriterleri baz alarak yönetmeli ve tüm çalışanlara eşit oranda gelişim ve ödüllendirme fırsatını şirketin başarıya ulaşmasındaki katkılarıyla bağlantılı olarak tanımalıdırlar. Belirli işleri veya departmanları koordine eden yöneticiler, işleri için tasarlanmış yetkileri, dengeli, tarafsızlıkla ve personelin kişisel saygınlığını dikkate alarak uygulamalıdır. Yöneticilerimiz, herhangi bir amaç için, kendi pozisyon ve sorumluluklarını istismar ederek, yetkileri dışında bir iş yapmaktan ve/veya yaptırmaktan kaçınmalıdırlar. Yöneticilerimiz sürekli olarak çalışanların profesyonel gelişimini desteklemelidirler.

Dürüst ve sağduyulu yönetim prensipleri çerçevesinde yöneticiler, şirketin değerlerini yükseltecek, Şirket’e maksimum kar sağlayacak ve çalışanların uzun dönemde haklarını koruyacak yönetim biçimlerini teklif etmek ve gerçekleştirmekten sorumludurlar.

Çalışanlar, çalışma esaslarına uygun olmayan davranışlardan sakınarak, yöneticileriyle maksimum düzeyde işbirliği sağlayacak şekilde çalışmalıdır.

Çalışanlarımız genel prensip olarak üstlerinin talimatlarını yerine getirmekle görevlidir. Ancak, Aydem Enerji ‘nin kârlılığını, verimliliğini ve itibarını zedeleyebilecek nitelikte olan veya Şirketin konu ile ilgili prensiplerine ve mevzuat hükümlerine uygun olmayan talimatları yerine getirmek zorunda değildir. Talimatların yasal ve/veya iç düzenlemelere aykırı ya da Şirkete zararlı olduğu kanısına varan çalışan, bu görüşünü talimatı veren üst yöneticinin üstüne ve Etik Kural Danışmanı’na bildirir. Talimat gereğini yapan çalışan talimat gereğince yaptığı işlemin ilgili yasa ve düzenlemelerde açıkça belirtilen bir suç oluşturduğu ve/veya Şirket zararına yol açacağı inancında ise durumu vakit geçirmeksizin İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü’ne bildirmelidir.

Farklı görev seviyeleri arasındaki ilişkiler, hiyerarşinin yarattığı - Şirket içinde ve Şirket değerlerine ve hedeflerine saygılı bir şekilde - karşılıklı sadakat ve saygı kuralları içinde düzenlenmelidir.

Akrabalık İlişkisi Bulunanların Çalışması

Aralarında aşağıda yer alan derecede akrabalık ilişkisi bulunan çalışma arkadaşlarımız, Şirketin herhangi bir departmanında aynı yöneticiye doğrudan raporlayacak şekilde görevlendirilemezler.

• Eş, anne, baba ve çocuklar, kardeş, amca, hala, dayı, teyze ile bunların eş ve çocukları,
• Eşin, anne, baba, kardeş, amca, hala, dayı, teyze ile bunların eş ve çocukları.

Çalışanların aile fertlerini ve akrabalarını kapsayan tüm işlemler, söz konusu işlemlerle ilgisi olmayan diğer çalışanlar tarafından gerçekleştirilir.

Aynı zamanda, tüm işlerde maksimum şeffaflığı sağlamak amacıyla, çalışanlarımız, kendi aile fertlerinden birisinin (kan bağı söz konusu ise) Şirket ile bağlantısı olması ya da bağlantıya girmesi durumunda, İnsan Kaynakları Yönetimini bilgilendirmelidirler.

Devam Zorunluluğu

Çalışanlarımız çalıştığı işyeri için saptanmış olan çalışma saatlerine uymaya özen göstermekle ve giriş-çıkışlarda personel devam kontrol sistemini (kart okuma, parmak izi okuma, vb.) kullanmakla yükümlüdürler. Çalışanın çalışma saatleri içinde yerinde olması esastır.

Herhangi bir nedenle görev yerinden ayrılan çalışan, bağlı bulunduğu yöneticisine veya bu kişilere iletilmek üzere en yakınındaki çalışma arkadaşına gidilen yeri bildirmelidir.

Görevi icabı kurum dışında olması gereken çalışan, gideceği yer ve dışarıda geçireceği saatler hakkında yöneticisini bilgilendirmelidir.

Çalışma Arkadaşları İle Bilgi Paylaşımı - Devir/Teslim Yükümlülüğü

Sürekli veya geçici olarak görevinden ayrılan çalışan saklamak ve kullanmak zorunda olduğu para ve para hükmündeki değerleri, belgeleri, araç ve gereçleri devir teslim etmedikçe görevinden ayrılamaz. Bu prensip, geçici olarak başka göreve atananlar için de geçerlidir.

Devir ve teslim görevinin yerine getirilmemesinden dolayı şirket bir zarar görecek olursa sebebiyet verenler sorumlu tutulurlar.

Fırsat Eşitliği/ İstihdamda Eşit Fırsatlar Sağlama

Aydem Enerji , her bireyin yeteneklerine ve tecrübelerine değer veren, farklılıklara saygı gösteren ve her çalışanın fikirlerine ve görüşlerine söz hakkı veren bir çalışma ortamı yaratmayı hedeflemiştir.

Farklılıklara saygı göstermek, sadece işimizi yapmanın doğru yolu değil, aynı zamanda işimizin başarısı için şarttır.

Aydem Enerji çalışanları arasında ayrımcılık yapılmasına izin vermez. Tüm personel uygulamalarının ırk, din, renk, yaş, cinsiyet, ulusal köken ya da soy, cinsel tercih, fiziksel engel, kıdem durumu ya da yasalarca belirlenen ve korunan diğer faktörleri gözetmeksizin, bireysel kabiliyet ve meziyete bağlı olarak yürütülmesini sağlar. Bu uygulamalar işe alım, seçim, performans yönetimi, eğitim, yerleştirme, transfer, terfi, disiplin cezası ve iş akdinin feshi gibi işlemleri kapsar ama bunlarla sınırlı değildir.

Aydem Enerji Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri, Yönetim Kurulu tarafından yayınlanmış olup senede bir kez ihtiyaçlar, değişen koşullar ve güncel uygulamalar doğrultusunda gözden geçirilir.

Etik Kuralların ve Çalışma İlkelerinin İhlali ve Sonuçları

Etik Kurallar ve Çalışma İlkelerimiz sektördeki saygınlığımızın ve sürekli başarımızın ana faktörlerindendir. Bu kuralların ve ilkelerin ihlali, sektördeki saygınlığımız ve başarımızı olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle, dürüstlük ilkemize aykırı, etik olmayan şekilde davranmak ya da çalışma ilkeleri dışına çıkmak etik inceleme ya da disiplin soruşturması kapsamına girer. Tüm çalışanlarımız söz konusu kurallara uygun hareket etmek zorundadır.

Çalışanlarımız, sorumluluklarını yürürlükteki yazılı kanunlar, tüzükler ve mevzuat ile genel temayüllere uygun olarak yürütmek zorundadır. Çalışanlarımız, Şirketteki sorumluluklarını yürütürken veya günlük işlerini yaparken hiçbir şekilde yasal olmayan bir aktivite içine giremez veya herhangi bir kimseyi bu şekilde bilgilendiremez.

Kanunların, kurum ilkelerinin ya da bir soruşturmada işbirliği yapmamak gibi etik kuralların herhangi bir şekilde ihlal edilmesi, etik inceleme ya da disiplin soruşturmasına konu olabilecektir.

Etik Kural Danışmanlarının Görev ve Sorumlulukları

Aydem Enerji bünyesindeki her bir şirketin İnsan Kaynakları yönetiminden sorumlu en üst yöneticisi Etik Kural Danışmanı’dır. Etik Kural Danışmanları;

• Şirket içerisinde etik konusunda çalışanlar tarafından iletilen soru ve konularda yön göstermek, danışmanlık yapmaktan,
• Şirket içinde çözümlenemeyen veya çözümü etik inceleme ya da disiplin soruşturması gerektiren etik uygunsuzlukları Etik Kurul’a yönlendirmekten,
• Kendisine ulaşan şirket içi etik uygunsuzlukların çözümüne Etik Kurul’un talebi doğrultusunda katkıda bulunmaktan,
• Kendisine gelen etikle ilgili soruları ve uygunsuzlukları sonuçları ile birlikte düzenli olarak veya istenildiğinde Etik Kurul’a raporlamaktan,
• Etik Kurul’un talep ettiği etik inceleme ve soruşturmalarda şirketten kontak kişi olmak ve İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü tarafından gerçekleştirilen inceleme ile soruşturmalara gerekli desteği vermekten,
• Şirkette yürütülen etik uygulamalarının etkinliğini izlemek, takip etmek ve uygulamalarda destek olmaktan sorumludur.

Yöneticilerin Görev ve Sorumlulukları

Aydem Enerji yöneticilerinin, Etik Kurallar ve Çalışma İlkeleri çerçevesinde çalışanlar için tanımlanmış olan sorumlulukların ötesinde ek sorumlulukları da bulunmaktadır. Buna göre yöneticiler;

• Etik kuralları destekleyen bir şirket kültürünün ve çalışma ortamının oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan,
• Etik kuralların uygulanmasına davranışlarıyla örnek olmaktan, çalışanlarını etik kurallar konusunda eğitmekten,
• Etik kurallarla ilgili soru, şikâyet ve bildirimlerini iletmeleri konusunda çalışanlarını desteklemekten,
• Kendisine danışıldığında yapılması gerekenler konusunda yol göstermek, iletilen tüm bildirimleri dikkate almak ve gerekli gördüğünde Etik Kurul’a en kısa sürede iletmekten,
• Sorumluluğundaki iş süreçlerinin etik konularla ilgili riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırılmasını sağlamaktan ve etik kurallara uyumu sağlamak üzere gerekli yöntem ve yaklaşımları uygulamaktan sorumludur.

Uyumsuzlukların Çözümlenmesi

Etik Kurul Organizasyonu

Etik konulardaki uyumsuzluklar Aydem Enerji Etik Kurulu bünyesinde çözümlenir.

Etik Kurul; Yönetim Kurulu Başkanı, Grup İnsan Kaynakları Üst Yöneticisi ve Grup Hukuk Üst Yöneticisinden oluşur. Etik Kurul, İç Denetim ve Kontrol Direktörlüğü tarafından düzenlenen etik inceleme ve disiplin soruşturması raporlarını dikkate alarak, ihlal konularını değerlendirir. Etik Kurul’un işleyişi, karar alma süreçleri, şirketlerdeki Disiplin Komiteleri ile olan ilişkiler ve raporlama uygulamaları, Disiplin Uygulamaları Prosedürü’nde detaylı olarak tarif edilmektedir.

İhlallerinin Bildirimi ve Etik Kurul Çalışma Prensipleri

Etik Kurul çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:

• Bildirimler ve şikâyetler ile bildirim veya şikâyette bulunanların kimliğini gizli tutar. Etik ihlal bildiriminde bulunan çalışanlara veya kişilere yönelik muhtemel misilleme niteliğindeki tutum ve davranışları önleyici bir politika benimser.
• İnceleme ve soruşturmaları gizlilik kuralları içinde yürütür.
• İnceleme ve soruşturma ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece soruşturma konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir.
• İnceleme ve soruşturma süreci baştan itibaren yazılı rapora bağlanır. Bilgi, delil ve belgeler rapora eklenir.
• İnceleme ile soruşturmaya konu bildirimler ivedilikle ele alınır ve sonuca mümkün olan en hızlı şekilde ulaşılır.
• Kurulun aldığı kararlar derhal uygulamaya konulur.
• Sonuç hakkında ilgili bölümler ve mercilere bilgi verilir.
• Kurulun başkanı ve üyeleri bu konu hakkındaki görevlerini yerine getirirken bağlı oldukları bölüm yöneticileri ve organizasyonun içindeki hiyerarşiden bağımsız olarak ve etkilenmeden hareket ederler. Kendilerine konu hakkında baskı ve telkin yapılamaz.
• Kurul gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve inceleme veya soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir.

Sorularınız ve bildirimleriniz için aşağıdaki iletişim kanallarını kullanabilir veya Etik Kurul üyeleri ile doğrudan temasa geçebilirsiniz.

E-Posta : etik.aydemperakende@aydemenerji.com.tr

Telefon : 0 (850) 575 0 575

Posta : Şirketimizin internet sitesinde bulunan Denizli adresli “Etik Kurul Başkanlığı’na”